Google Workspace for Education i usklađenost s GDPR direktivom

Pravna osnova obrade podataka je realizacija usluge (izvršavanje ugovora) između korisnika i Googlea putem sinkronizacije nužnih korisničkih podataka skole.hr računa između AAI@EduHr imenika i Google Cloud imenika.

Proces uspostave Google Workspace for Education usluge za korisnike skole.hr računa odvija se u četiri koraka:

1. Prijava korisnika na aktivacijski portal u CARNET-u putem skole.hr računa

Prilikom prijave na aktivacijski portal korisnik može pregledati kojim osobni podacima će pristupiti aktivacijski portal, te dozvoliti ili ne dozvoliti pristup podacima.

Nužni podaci za prijavu korisnika na aktivacijski portal u CARNET-u su:

Time
prezime
OIB
adresa elektroničke pošte
pripadnost ustanovi

Navedeni nužni podaci koriste se za jedinstvenu identifikaciju korisnika koji želi aktivirati ili deaktivirati svoj Google Workspace for Education korisnički račun. Nakon što aktivacijski portal jednoznačno identificira korisnika, za što se koristi i OIB podatak radi npr. mogućeg promjena prezimena korisnika, u sinkronizaciji nužnih podataka za kreiranje korisničkog računa u Google Workspace for Education više se ne koristi ili prenosi OIB podatak u G Suite

2. Aktivacija usluge

Putem aktivacijskog portala korisnik predaje zahtjev CARNET-u za uspostavu i aktivaciju Google Workspace for Education usluge za svoj korisnički račun. Prije aktivacije korisnik prihvaća sinkronizaciju nužnih korisničkih podataka s Google Cloud imenikom.

Nužni podaci su:

Time
prezime
adresa elektroničke pošte
pripadnost ustanovi.

Predani zahtjev za uspostavu Google Workspace for Education usluge se može povući (deaktivirati) na istoj stranici. Od trenutka predaje zahtjeva za povlačenje (deaktivaciju) Google Workspace for Education korisničkog računa do brisanja računa može proći 30 dana, unutar kojih je moguće ponovo aktivirati račun, bez gubitka podataka.

3. Sinkronizacija podataka

CARNET koristi Googleov sinkronizacijski alat (GCDS) kojim se na periodičkoj bazi sinkroniziraju korisnički podaci nužni za aktivaciju usluge između skole.hr imenika i Google Cloud imenika. Sinkronizacija se obavlja svakih 30 minuta, a po uspješnoj sinkronizaciji korisnik dobiva e-poruku o uspješnoj uspostavi Google Workspace for Education korisničkog računa.

4. Pristup i korištenje Google Workspace for Education usluga

Nakon uspješne sinkronizacije korisnik pristupa i koristi Google Workspace for Education usluge u skladu s uvjetima pružanja usluge od strane Googlea koji su dostupni na stranici https://gsuite.google.com/terms/service-terms/.

CARNET sudjeluje u obradi nužnih osobnih podataka u koraku prijave na aktivacijski portal i aktivaciji Google Workspace for Education usluge, isključivo na korisnički zahtjev i za realizaciju aktivacije usluge.

Za dodatna pitanja oko sigurnosnih karakteristika Google Workspace for Education usluge pregledajte sljedeće stranice:

CARNET omogućava korištenje samo osnovnih (Core) Google Workspace for Education usluga unutar skole.hr domene za koje nije potrebna privola roditelja ili skrbnika. Za dodatne (Additional) usluge potrebna je privola roditelja ili skrbnika. Više o osnovnim i dodatnim Google Workspace for Education uslugama pogledajte na stranici Google Workspace for Education Core and Additional services.